APLICACIONES Y FUNCIONAMIENTO



En la Intranet se utiliza correo electrónico aunque esta es interno, es decir, sin necesidad de tener acceso a internet.Se utilizan todas la demás herramientas de internet: listas de distribución, boletines de noticias, transferencia de ficheros, acceso remoto, charlas interactivas, videoconferencias, etc.La información puede hacerse llegar al usuario de diferentes formas. Se habla de tecnologías Push y Pull. Con el correo electrónico, la información se “empuja” (Push) al destinatario que es pasivo. En el navegador o en los boletines de anuncios, los interesados succionan (Pull) la información del sistema, el usuario es activo.El cortafuegos o firewall, es una herramienta que permite controlar el acceso de usuarios a ciertas zonas de una red. Generalmente los cortafuegos se interponen entre el servidor de WWW (que es público y, por tanto, no esta protegido) y la red interna, que debe ser confidencial. Estos cortafuegos actúan como una pared de seguridad de la Intranet y puede hacerse de diversa maneras.



OTRAS FUNCIONES APLICADAS A LA EMPRESA:



A continuación exponemos algunas de las aplicaciones de la Intranet en diversos departamentos de la empresa:Contabilidad.Mediante una Intranet se pueden integrar las funciones contables y financieras del día a día.Capturar datos contables. Determinados programas de contabilidad utilizan el navegador para esta función.Medio para que la información contable este disponible para los usuarios internos, satisfaciendo el requisito de oportunidad.Dar a conocer las políticas contables de la empresa.Tramitar cuentas de gastos.Informar sobre clientes que presentan problemas y estado de pagos.Marketing.Mediante una Intranet se puede informar al personal de ventas e incluso puede ser una forma de interactuar.Información sobre productos, precios, promociones, etc.Información de disponibilidad de producto y plazos de entrega.Servicios postventa para los clientes. En este caso vía extranet.



Recursos humanos:


Es una tecnología muy interesante para el departamento de RRHH como forma de intercambiar información con los empleados.Publicación de boletines, foros, eventos, etc.Tramitación de documentos como currículo, hoja de servicios, etc.Canalizar información confidencial.Formación en la empresa vía Intranet.Producción.Debemos recordar que la intranet WWW nació para dar respuesta a necesidades de trabajo en grupo.Compartir archivos, planos, documentos.Documentación y control de los procesos de trabajo.Posibilidad de integrar herramientas de trabajo en grupo.Las experiencias de Intranet realizadas entre las diferentes organizaciones revelan que los contenidos informativos accesibles a través de los mismos responden, en general, a los siguientes bloques:· Acceso a directorios internos: búsqueda de teléfonos, direcciones, agendas, programaciones, etc.· Acceso a las bases de datos de la empresa.· Publicación de documentos internos: informes económicos, listas de precios, publicaciones y manuales de productos, etc. Distribución de aplicaciones.· Creación de aplicaciones sencillas de trabajo en equipo.



VENTAJAS DE LA INTRANET:



Los factores que influyen poderosamente en el establecimiento de una Intranet pueden resumirse como sigue:Costes asequible, tanto de su puesta en marcha como de uso. Es una forma muy eficiente y económica de distribuir la información interna, sustituyendo los medios clásicos.Fácil adaptación y configuración a la infraestructura tecnológica de la organización, así como gestión y manipulación. Disponible en todas las plataformas informáticas.Adaptación a las necesidades de diferentes niveles: empresa, departamento, área de negocio, etc. Centraliza el acceso a la información actualizada de la organización, al mismo tiempo que puede servir para organizar y acceder a la información de la competencia dispuesta en internet.Sencilla integración de multimedia.Posibilidad de integración con las bases de datos internas de la organización.Rápida formación del personal.Acceso a la internet, tanto al exterior, como al interior, por parte de usuarios registrados con control de acceso.Utilización de estándares públicos y abiertos, independientes de empresas externas, como pueda ser TCP/IP o HTML.



DESVENTAJAS DE LA INTRANET:



No se puede decir: “vamos a ponerla en marcha, ya se le sacará partido”. Muchas Intranet bien construidas tecnológicamente resultan un fracaso. Con frecuencia vemos información desactualizada, mal gestionada por que no se ha elegido el vehículo apropiado o porque los boletines están inactivos.· Los aspectos de seguridad son muy importantes. Las intranets son redes expuestas a notables riesgos de seguridad.USUARIOS Y FORMACIÓN.Hay que tener en cuenta que existen varios niveles dentro de una Intranet, los cuales corresponden al perfil de usuario:Gestor de sistemas informativos. Se encargaría de diseñar la estructura informática de la organización, planificar y realizar instalaciones de sistemas operativos y aplicaciones muy específicas, programar aplicaciones, etc.Gestor de información. Sus funciones serían la de crear el sistema de información, diseñar y mantener estructuras de bases de datos y servidores de información, diseñar aplicaciones para la gestión de información, etc.Usuarios Final. Utiliza los recursos informáticos e informativos para el desarrollo de su trabajo, en conjunto con el resto de los miembros de la organización. Para el proyecto de la biblioteca 2000, existen (a grandes rasgos) dos tipos de usuarios finales.Por un lado están las empresas, las cuales tendrían una cuenta en el servidor donde se conecten normalmente y allí podrían guardar la información que les interese.Por otro, los usuarios normales, que bien podrían ser estudiantes situados físicamente en la facultad o simplemente desde su casa por medio de una línea telefónica y una conexión SLIP.



EXTRANET



Es una red de ordenadores interconectada que utiliza los estándares de internet. El acceso a esa red está restringido a un determinado grupo de empresas y organizaciones independientes que necesitan trabajar de manera coordinada para ahorrar tiempo y dinero en sus relaciones de negocio.Una extranet es adecuada para aquellas empresas cuyas cadenas de valor son interdependientes, tienen necesidad de comunicarse datos confidenciales entre ellas y el utilizar la tecnología de internet supone un importante ahorro de tiempo y dinero.Una extranet funciona como internet, es decir, ambas utilizan los mismos estándares tecnológicos. La seguridad en el diseño de la extranet es fundamental para asegurar:Que los datos confidenciales sigan siendo confidenciales pese a viajar por la red.Que sólo las personas autorizadas tengan acceso a la información que se comunican las distintas empresas participantes en la extranet.



VENTAJAS Y BENEFICIOS DEL USO DE EXTRANET



Una empresa podrá ir abriendo sus archivos de información a sus proveedores y clientes, con el ahorro que esto supone: Consultas on-line de pedidos, de niveles de stock, de productos, de condiciones de compra/venta, introducción de incidencias, comunicaciones, formación on-line, etc. Es fundamental señalar que una extranet al igual que el resto de las aplicaciones relacionadas con internet se puede implantar de manera modular; se puede y debe organizar información en módulos e ir colocando esos módulos en la extranet en función de los intereses de la empresa.


APLICACIONES Y FUNCIONAMIENTO



La extranet permite que personas ajenas a la empresa, como clientes o proveedores puedan acceder a parte de la Intranet de la organización. Es decir, técnicamente se trata de que el cortafuegos permita también el acceso a usuarios externos, lo que complica los aspectos relativos a la seguridad. Naturalmente, no tienen acceso a todos los directorios sino sólo a partes concretas, por ejemplo, se les puede permitir acceso a información sobre los productos y precios. Pensemos que no siempre interesa que todo el mundo disponga de los precios de los productos.Desde el punto de vista de clientes y proveedores una extranet puede permitir a un proveedor consultar las existencias en stock de su producto accediendo al sistema de información. Como ejemplo que apunte más directamente al sistema de información contable existe la posibilidad de que un cliente consulte a través de una extranet la situación de un pedido o un proveedor la situación de una factura o estado de cuenta. Ello puede lograr una reposición más rápida y mejorar los días de facturación.Desde el punto de vista de la gestión empresarial se puede en marcar las extranet en el nuevo contexto en el que se contemplan las transacciones en las empresas, que implica integrar a los clientes y proveedores en la cadena de producción estableciendo más asociaciones con ellos, y que implica un mayor intercambio de información. Además demandan información oportuna en tiempo real, a ser posible y fiable tomada de la fuente de donde surge.Esquema de las Características de una Intranet y Extranet.



Aplicaciones de las Extranets:



Las compañías utilizan Extranets para:Intercambiar grandes volúmenes de datos, utilizados.Compartir catálogos de productos con mayoristas, distribuidores, o empresas miembros de sus canales de comercialización.Colaborar con otras compañías en esfuerzos conjuntos.Desarrollar y utilizar junto con otras compañías programas de capacitación.Proveer y acceder a servicios provistos por una compañía o a un grupo de compañías - clientes.Compartir noticias y novedades con compañías asociadas.
La utilidad de una intranet: casos prácticos - Una bienvenida para el nuevo empleado Salvador ha comenzado su nueva trayectoria profesional en una compañía y su primer mensaje de correo electrónico es una invitación de acceso al portal de la empresa. En esta intranet se describen los procedimientos básicos, los horarios, las características de las oficinas y centros, el directorio de personal, las normas generales, cómo seleccionar las vacaciones o reservar una sala, las ayudas y toda la información necesaria para que se encuentre confortable desde ese instante. - En busca de candidatosEl director de área está buscando dos personas para reforzar una iniciativa novedosa y necesita candidatos internos que cubran a priori aspectos relativos a la implantación de nuevos productos. Quiere que sean dinámicos, formados en determinadas materias, capaces de asumir un rol de liderazgo, con dotes de comunicación, etc. En la intranet puede consultar la base de datos de competencias hasta encontrar a los perfiles idóneos para después invitarles a participar en el proyecto. - ¿Cuál es el procedimiento?Valentín está ausente en un curso de formación y Verónica, con unas competencias semejantes a las de su compañero, debe hacerse cargo de varias de sus gestiones para evitar que se colapse el departamento. En la base de datos de procedimientos de la intranet de la compañía aparecen explicados de forma sencilla los pasos administrativos a seguir de forma que Verónica podrá resolver las tareas de Valentín sin problemas. - Información confidencial Tres gerentes de delegación de una compañía deben elaborar los planes anuales. Para ello tienen que compartir una serie de hojas de cálculo con las que establecer los presupuestos, decidir el reparto de gastos y plasmar la previsión de ingresos. En la intranet cuentan con una zona de acceso restringido que alberga información confidencial. Aquí pueden examinar los informes de años anteriores, un mapa de ruta para elaborar el presupuesto actual, un listado de decisiones pendientes, el calendario de reuniones, etc. - Compartir documentos Daniel necesita las transparencias de una conferencia que realizó Gema el mes pasado para explicarle a un cliente el contenido de la misma. Ella se encuentra de baja en el hospital. En la intranet localiza fácilmente una copia del documento, sin necesidad de molestarla para pedirle las claves de acceso a su ordenador donde se encuentra el original.
Por tanto, una intranet es un canal de comunicación interna. Es un espacio donde:
La empresa informa de su visión del negocio y de la organización.
Los trabajadores obtienen datos relevantes para su información o para la realización de sus funciones.


Se facilitan las relaciones entre la compañía y los empleados mediante el desarrollo de procedimientos para la resolución de operaciones cotidianas o esporádicas (que habitualmente consumen tiempo y reducen la productividad), como gestionar un viaje o unas dietas, pedir un permiso o unas vacaciones, solicitar un certificado, etc.
El trabajador dispone de un medio para exponer sus experiencias profesionales y personales y la empresa se beneficia de una visión compartida.
La compañía explica los procedimientos habituales y las normas y el empleado puede acceder a su consulta evitando ambigüedades.